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COMO ABRIR  SUA PRÓPRIA EMPRESA?


Para abrir seu próprio negócio, seja no setor primário, segundário ou terciário, é imprescindível que o empreendedor faça uma consulta a um profissional do ramo, que possa lhes prestar um serviço de consultoria e assessoria empresarial. Existem varios profissionais em Administração de Empresas que podem dar as orientações adequadas quanto ao seu plano de negócio e auxiliar na elaboração do planejamento de sua empresa.
Você pode recorrer também a empresas especializadas que realizam o mesmo trabalho.

1º LOCALIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DE UMA EMPRESA.

    Em primeiro lugar, o empreendedor deve procurar levantar junto aos ógão públicos municipais se não há impedimento legal para a solicitação do alvará de funcionamento no endereço desejado. A lei de uso e ocupação do solo regulamenta a conceção do alvará de funcionamento considerando a atividade requerida em função das características das localidades na região metropolina. Ex. ZEP's - Zonas Especiais de Preservação; ZPR's - Zonas de Preservação Rigorosa. Estes são exemplos que estabelecem limites ou restrição total a inúmeras atividades empresarias nas áreas sob essas classificações.

2º REGISTRO CIVIL DE PESSOA JURÍDICA.

    Para o registro da nova empresa no Cartório de Registro Civil de Pessoa Jurídica (setor de serviços), serão exidos os seguintes documentos:

    a) contrato social em três (03) vias, com firma reconhecida de todos os sócios, advogado e testemunhas;
    b) fotocópias autenticadas do RG - Registro Geral ou Carteira de Identidade e CPF ou CNPJ dos sócios, Pessoa Física ou Pessoa Jurídica, respectivamente, no caso de Pessoa Jurídica apresentar documento referednte ao registro e do representante legal;
    c) requerimento dos administradores solicitando registro do contrato social no Cartório de Registro Civil das Pessoas Físicas e Jurídicas;
    d) pagamento das taxas referentes ao regitro junto ao cartório;
    e) caso seja uma microempresa, deve apresentar conjuntamente o formulário de enquadramento como microempresa em três vias.

3º CONSULTA DE NOME EMPRESARIAL (PERSONALLIDADE JURÍDICA E/OU NOME FANTASIA) na Junta Comercial ou Cartório de Pessoa Jurídica e Registro de Empresas. (para registro nos setores de industria e comércio).

    Segundo a legislação em vigor, duas empresas com nomes idênticos não podem explorar o mesmo ramo de atividades no mesmo estado. Portanto, o empreendedor, para evitar despesas desnecessárias e perda de tempo, deve fazer uma consuta prévia de nome (personalidade jurídica e/ou fantasia) subemetendo três nomes alternativos na Junta Comercial ou Cartório de Registro Civil de Pessoa Jurídica para saber se o nome pode ser utilizado.

4º CADASTRO NACIONAL DE PESSOA JURÍDICA (CNPJ) Secretaria da Receita Federal.

    Para formalizar a Inscrição no CNPJ é necessário apresentar os seguintes documentos:

    a) Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ);
    b) Documento Básico de Entrada do CNPJ;
    c) Qduadro de Sócios e Administradores (QSA);
    d) Ficha Complementar (FC).

    Documentos destinados à Receita Federal para solictaçãod do CNPJ:

    a) Documento Básico da Entrada do CNPJ, com firma reconhecida do responsável junto a Receita Federal;
    b) cópia autenticada do ato constitutivo seja o Contrato Social ou  o Requerimento de Empresário registrado na Junta Comercial;
    c) cópia autenticada do pedido de enquadramento de ME ou EPP, microempresa ou empresa de pequeno porte.

5º INSCRIÇÃO NO CADASTRO MOBILIÁRIO DE CONTRIBUINTE NA SECRETARIA MUNICIPAL DA FAZENDA (setor de serviço).

    Cadastro obrigatório mesmo para as empresas não estabelecidas no município, que exerça no território atividade sujeita a incidênciad do Imposto Sobres Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN).

6º INSPEÇÃO E VISTORIA TÉCNICA E ALVARÁ DE LICENÇA DO CORPO DE BOMBEIROS.

    Para o funcionamento da empresa, o empreendedor deve dirigir-se ao órgão competente da prefeitura do seu município para se informar da necessidade de Inspeção e Vistoria Técnica e do Alvará de Licença do Corpo de Bombeiros. Caso haja necessidade,  o empreendedor deve requerer em formulário padronizado que podde ser encontrado em papelarias entregando-o no Corpo de Bombeiros juntamente com o comprovante da taxa.

7º ALVARÁ DE LICENÇA DE FUNCIONAMENTO.

    A localização e o funcionamento de uma empresaestão condicionados à conceção do Alvará de Licença de Funcionamento concedido pela prefeitura do município. Para requerer a Licença para Localização e Funcionamento, o interessado deve se dirigir ao ´´orgão competente do município e apresentar os seguintes documentos:

    a) Requerimento de Licença para Localização e Funcionamento e Cadastro, Alteração e Baixa de Pessoa Física e Jurídica;
    b) cópia do Contrato Social ou Declaração de Firma Mercantil Individual ou Estatuto e Ata de Constituição da Assembleia, registrados no Cartório ou na Junta Comercial;
    c) cópia do cartão do CadastroNacional de Pessoa Jurídica - CNPJ;
    d) cópia do CPF e do RG do titular ou de cada sócio;
    e) certidão do Corpo de Bombeiros;
    f) Nada Consta de Débitos do titular e dos sócios;
    g) cópia da folha de rosto do carnê de IPTU do imóvel onde a pessoa jurídica irá funcionar;
    h) Requerimento de Alvará Sanitarios para as atividades relacionadas a saúde;
    i) Habite-se do imóvel ou Aceitação de Obr ou Certidão Detalhada para as obras concluidas de acordo com o projeto aprovado.

8º CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITO DA FAZENDA PÚBLICA ESTADUAL DA CIRCUNSCRIÇÃO DO TITULAR OU DOS SÓCIOS
     (apenas para os setores de indústria e comércio).

    A inscrição no Cadastro Geral de Contribuintes da Secretaria de Estado da FAzenda é feita mediante a apresentação de Certidão Negativa de Débito (CND) para com este órgão.
    O requerimento para inscrição no CGC da Secretaria Estadual da Fazenda e Certidão Negativa de Débitos deverão qualificar os interessados. Os modelos deste documentos são padronizados pela legislação em vigor e podem ser adquiridos em papelarias ou na Agência da Receita Estadual. Esta Inscrição é obrigatória para as empresas industriais, comerciais, para os produtores rurais, empresas agropecuárias, empresas prestadoras de serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação.

9º AUTORIZAÇÃO PARA IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS (Receita Estadual)

    Após a formalização da empresa, para empresas dos setores industriais e comerciais, o empreendedor deve voltar à Agência da Receita Estadual para requere a Autorização para Impressão de Documentos Fiscais - AIDF (notas fiscais)

10º AUTORIZAÇÃO PARA IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS (Secretaria Municipal de Fazenda)

    Para a solicitação de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais, no caso de empresas de serviços, após a formalização da empresa, o interessado deve se dirigir ao órgão competente da prefeitura  para fazer o devido requerimento. Com a autorização em mãos, o contribuinte deverá providenciar o Nada Consta junto ao órgão municipal competente. Posteriormente, depois de confeccionados os talões de notas fiscais, o responsável deverá apresentar a Declaração de Confecção da Gráfica Autorizada ao órgão fiscal municipal.

11º INCRIÇÃO NO SINDICATO PATRONAL.

    A empresa deverá fazer a sua inscrição junto ao Sindicato Patronal de sua categoria, ou seja, aquela que se enquadra no seu ramo de atividade.
    No caso de empresas inscritas no Simples, a Secretaria da Receita Federal (SRF) dispõe de normas definindo que estas empresas estão dispensadas das contribuições instituidas pela União, inclusive as destinadas ao SESC, SESI, SENAC, SEBRAE e congênres, assim como aquelas relativas ao salário-educação e à Contribuição Sindical Patronal.

12º INSPEÇÕES, REGISTROS E LICENÇAS. (outros órgão públicos).

    A Secretaria de Saúde, a Vigilância Sanitária, a Secretaria do Meio Ambiente, o IBAMA, A Secretaria de Educação, dentre outros órgãos públicos podem exigir o registro da empresa, em comformidade com a sua atividade e suas características.



COMPOSIÇÃO E MONTAGEM DE UMA EMPRESA

ORGANIZAÇÃO E ESTRUTURA - (veja o arquivo Composição e Montagem de uma Empresa)


SUMÁRIO


O QUE É UMA EMPRESA                                                                                          

COMO MONTAR UMA EMPRESA                                                                              

TIPOS DE PRODUÇÃO                                                                                                 

ORGANIZAÇÃO DA EMPRESA                                                                                   

CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESAS                                                                          

TIPOS DE PRESTAÇÃO                                                                                                

LEGALIZAÇÃO                                                                                                             

PRINCIPAIS IMPOSTOS E TAXAS                                                                             

CONCEITO DE UM ORGANOGRAMA                                                                   

VANTAGENS E DESVANGENS DO ORGANOGRAMA                                  

TIPOS DE ORGANOGRAMAS HIERÁRQUICOS                                                 

ORGANOGRAMA RADIAL                                                                             

IMPORTÂNCIA DO ESTUDO DE LAYOUT                         

TIPOS DE LAYOUT           

                       

O QUE É UMA EMPRESA

Uma empresa é um conjunto organizado de meios com vista a exercer uma atividade particular, pública, ou de economia mista, que produz e oferece bens e serviços, com o objetivo de atender a alguma necessidade humana. O lucro, na visão moderna das empresas privadas, é conseqüência do processo produtivo e o retorno esperado pelos investidores. As empresas do Poder Público têm a finalidade de obter rentabilidade social. As empresas podem ser individuais ou coletivas, dependendo do número de sócios que as compõem.

COMO MONTAR UMA EMPRESA

Primeiramente devemos planejar a nossa empresa para que saibamos lidar com os riscos futuros que deverão ser enfrentados sempre com muito profissionalismo, conhecimento e pesquisa.

Segundo a Teoria Sistêmica, os princípios administrativos são dados por quatro fatores:

Planejamento

Organização

Direção

Controle

TIPOS DE PRODUÇÃO

Tipo de produto que você irá produzir ou serviço que irá prestar, deve-se colocar no papel várias idéias, várias razões práticas e pessoais que justifiquem a escolha.

Local onde você desenvolverá suas atividades: em muitos empreendimentos, a melhor escolha do ponto é um dos principais fatores do sucesso, sempre aliado a um ótimo atendimento. É muito importante estar onde está o seu cliente e, se possível, distante de um concorrente direto. Verifique todos os detalhes, como, por exemplo, se o ponto tem fácil acesso, se tem estacionamento, segurança. Procure verificar na Prefeitura ou com os moradores se existe alguma obra prevista para aquela região. Analise também se a dimensão do ponto atende às necessidades da sua atividade, verifique as instalações elétricas e hidráulicas, veja quais reformas serão necessárias e qual a periodicidade de obras de conservação.

Seus consumidores qual o seu mercado consumidor potencial. Faça pesquisas que lhe informem vários dados estatísticos dos moradores do bairro, ou mesmo da cidade e estado onde você iniciará suas atividades, principalmente no que diz respeito à idade, sexo, renda, grau de instrução.

Concorrentes, busque informações nos seus concorrentes; faça uma análise detalhada de seus produtos e serviços, verifique suas qualidades, anote possíveis defeitos, veja como você pode fazer melhor, crie diferenciais.

 Avaliação de todas as possibilidades de fornecedores, faça um catálogo com o maior número possível de informações sobre todos os fornecedores ou serviços ligados ao seu ramo de atividade.

ORGANIZAÇÃO DA EMPRESA

O espaço físico da empresa, os documentos, as pessoas, as máquinas, enfim, tudo aquilo que está direcionado para um objetivo, seja um produto ou serviço, precisa estar bem ordenado, limpo, transmitir uma boa impressão ao cliente ou ao fornecedor. Todos os recursos da empresa precisam estar muito bem ordenados para otimizar o processo que leva ao produto final ou à prestação do serviço. 

A organização pode ainda ser divida em duas fases:

Economia Rudimentar: consumo reduzido, baixa produção, artesanal, falta de organização.

Economia Evoluída: aumento do consumo, produção empresarial, desenvolvimento da organização.

CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESAS

As empresas podem ser classificadas quanto aos seus:

Objetivos        (comerciais, industriais, de prestação de serviços).
Tamanho         (grande, média, pequena, micro).
Estrutura         (individuais, coletivas, públicas, mistas).
Volume de Trabalho Interno (simples, complexas).
Organização   (Linear ou Militar, Funcional, Estado Maior ou “Staff”).    

"Produzir" é o ato de transformar recursos materiais em bens de consumo.

"Desperdício" é a perda de materiais por negligencia, imperícia ou imprudência do agente administrativo.

TIPOS DE PRESTAÇÃO

Dependendo do tipo de prestação da empresa, temos as seguintes categorias:

Setor primário, correspondendo à agricultura;
Setor secundário, correspondendo à indústria;
Setor terciário, correspondendo ao setor de serviços.

Setor primário:

É o conjunto de atividades econômicas que produzem matéria prima ou seja transformam recursos naturais em produtos primários, muitos destes produtos são levados para outras industrias a fim de transformarem em produtos industrializados.

Ainda sobre o setor primário divide-se em seis atividades econômicas, que são elas, Agricultura, Pecuária, Extrativismo Vegetal, Caça, Pesca, Mineração.

Setor secundário:

É o setor da economia que transforma produtos naturais produzidos pelo setor primário em produtos de consumo, ou em máquinas industriais (produtos a serem utilizados por outros estabelecimentos do setor secundário).

Setor terciário:

É o setor envolve a comercialização de produtos em geral, e o oferecimento de serviços comerciais, pessoais ou comunitários, a terceiros. O setor terciário é, geralmente, a principal fonte de renda dos países desenvolvidos. As funções do setor terciário não podem ser realizadas sem o setor secundário, ou seja a indústria, que fornece os produtos necessários ao comércio.

LEGALIZAÇÃO

Para legalizar a empresa, teremos que passar nas três esferas de governo (Federal, Estadual e Municipal).

1 - Decisão da Natureza Jurídica.

A legislação brasileira contempla várias naturezas jurídicas, mas três delas são as mais utilizadas:

Empresário

É constituída por apenas uma pessoa que se responsabiliza individualmente pelo negócio. A desvantagem é que a pessoa física e a pessoa jurídica se confundem aos olhos da lei, ou seja, a pessoa responde legalmente até com o patrimônio pessoal pelas obrigações da empresa.

Sociedade por Responsabilidade Ltda

Deve ser constituída por, no mínimo, duas pessoas físicas ou jurídicas, que solidariamente se responsabilizam (de acordo com o que for estabelecido em contrato) pelo negócio;

Sociedade Simples


É constituída por, no mínimo, duas pessoas físicas, que exercem profissão intelectual, de natureza científica, literária ou artística e pertencem à mesma categoria de profissionais liberais.

2 - Consulta Comercial


Finalidade

A consulta comercial tem como finalidade a aprovação, por parte da Prefeitura Municipal, do local de funcionamento da empresa. Para tanto, verifica-se a conformidade, em termos legais, das atividades a serem desenvolvidas com a área (bairro, rua, avenida) onde a empresa será instalada.

Órgão responsável

Prefeitura Municipal                         

Secretaria Municipal de Urbanismo

Documentação necessária

Preencher um formulário próprio (Junta Comercial)

Anexar cópia do carnê de IPTU do local pretendido

Informar

Área do estabelecimento em m².

Atividade a ser desenvolvida no local

3 - Busca de nome e marca:

Finalidade

Verificar se existe alguma empresa registrada com o nome pretendido e a marca que será utilizada.

Órgão responsável

Junta Comercial ou Cartório (no caso de Sociedade Simples) e Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI)

Documentação necessária para a busca de nome e marca:

Formulário próprio (Junta Comercial) preenchido com três opções de nome.

Para verificação da marca no INPI, pode-se fazer a consulta pela internet no site www.inpi.gov.br

4 - Arquivamento do contrato social/Declaração de Empresa Individual:

Finalidade

Registrar o contrato social. Verifica-se, também, os antecedentes dos sócios ou empresário junto a Receita Federal, através de pesquisas do CPF.

Órgão responsável

Junta Comercial ou Cartório (no caso de Sociedade Simples)

Documentação necessária


Para registro e arquivamento do contrato social

Contrato Social ou Declaração de Empresa Individual - assinado em 3 vias
Cópia autenticada do RG e CPF dos sócios
Requerimento Padrão (Capa da Junta) em 1 via
Cópia autenticada do RG do elaborador do contrato, quando Microempresa
Cópia autenticada da OAB, quando necessário
Pagamento das guias através de GRP e DARF

5 - Solicitação do CNPJ:

Finalidade

Incluir a empresa no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ)

Órgão responsável

Receita Federal

Documentação necessária

Deve ser preenchido um formulário de CNPJ, via internet, disponível no site da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br) e enviado à mesma. Em seguida, deverá ser impresso, assinado pelo administrador e reconhecido firma do DBE (documento básico de entrada) que, anexado a uma cópia do contrato social autenticado, deverá ser entregue à Receita Federal, para obtenção do CNPJ.

6 - Inscrição Estadual:

A Inscrição Estadual é obrigatória para empresas dos setores do comércio, indústria e serviços de transporte intermunicipal e interestadual. Também estão incluídos os serviços de comunicação e energia.

Finalidade

Obter a inscrição no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)

Órgão responsável

Receita Estadual; Agência de Rendas

Documentação necessária

DUC - documento único de cadastro em 3 vias
DCC - documento complementar de cadastro em 1 via
Comprovante de endereços dos sócios, cópia autenticada ou original
Cópia autenticada do contrato de locação do imóvel ou escritura pública do imóvel; - quando for o caso
Certificado de regularidade do contador, cópia autenticada
Contrato de prestação de serviço do contador com a empresa
Declaração de postergação do emissor de cupom fiscal ou nota fiscal de compra
Comprovante de contribuinte do ISS, para as prestadoras de serviços
Certidão simplificada da Junta Comercial para empresas constituídas a mais de 3 meses
Cópia do contrato social; Cópia do CNPJ
Cópia do alvará de licença
RG e CPF dos sócios

7 - Alvará de licença e Registro na Secretaria Municipal de Fazenda:

Finalidade

Licenciamento para desenvolver as atividades no local pretendido. Liberação da inscrição municipal (ISS). As empresas e os profissionais autônomos, que praticarem atividades de prestação de serviços de qualquer natureza, estarão obrigados a se cadastrar no município

Órgão responsável

Prefeitura Municipal
Secretaria Municipal da Fazenda

Documentação necessária

Preenchimento do formulário próprio (Prefeitura);
Consulta comercial aprovada
Cópia do CNPJ
Cópia do Contrato Social
Laudo do corpo de bombeiros, quando for o caso
Laudo da vigilância sanitária, quando for o caso
E outros documentos específicos pedidos na consulta comercial, quando necessário

8 - Licença sanitária:

Finalidade

Comprovar que a empresa está em condições para funcionar dentro dos padrões de higiene e saúde

Órgão responsável

Prefeitura Municipal

Documentação necessária

Cópia do contrato social;

Cópia do CNPJ;
Cópia do atestado de viabilidade, aprovado na consulta comercial.

9 - Matrícula no INSS:

Finalidade

Quando o sócio não tem registro no INSS, deverá providenciar após a abertura da empresa

Órgão responsável

INSS  Instituto Nacional de Seguridade Social; Divisão de Matrículas

Dependendo da atividade a ser desenvolvida, haverá necessidade, ainda, de requerer laudos de outros órgãos municipais, tais como:

Secretaria de Meio Ambiente
Secretaria de Desenvolvimento Urbano
Corpo de Bombeiros
Secretaria de Vigilância Sanitária

PRINCIPAIS IMPOSTOS E TAXAS

A Constituição Federal cita cinco espécies de tributos:

As Taxas: que podem ser cobradas sobre a utilização de serviços públicos, prestados ou colocados à disposição (taxa de coleta de lixo), ou pelo poder de polícia dos órgãos competentes (taxa de inspeção sanitária).

As Contribuições de Melhoria: são cobradas visando custear obras públicas que causem valorização imobiliária. A Administração Pública pode cobrar por essa valorização, desde que respeite os limites da Constituição Federal e do Código Tributário Nacional.

Os Impostos: no caso dos impostos, a arrecadação é usada para financiar as despesas gerais do estado, como pagamento de servidores, obras públicas (escolas, postos de saúde, estradas). O benefício é coletivo, para toda a sociedade.

O Empréstimo Compulsório é de exclusividade da União e pode ser instituído em casos de calamidade pública, guerra ou iminência e investimento público urgente e relevante. Um exemplo de Empréstimo Compulsório foi a atitude tomada pela presidência de Fernado Collor de Mello, que confiscou a Caderneta de Poupança.

As Contribuições Parafiscais (ou especiais) são, em princípio, de exclusividade da União e podem ser de três tipos diferentes

Contribuição Social (o PIS/PASEP e a COFINS).

Contribuição de intervenção no domínio econômico. (contribuição para controle de produção de açúcar, café, laranja dentre outras.).

Contribuição de interesse de categorias profissionais ou econômicas.
Ex: contribuições sindicais.

 

ORGANIZAÇÃO E ESTRUTURA

 

CONCEITO

 

Os gráficos constituem-se em um dos mais importantes recursos técnicos  a que as empresas de hoje podem recorrer para atuar dentro das concepções da moderna administração.

Gráfico é a representação em uma superfície plana de um objeto, de uma relação ou de um raciocínio esquematizado, objetivando visualizar uma idéia e facilitar a transmissão precisa de uma imagem.

 

REQUISITOS INDISPENSÁVEIS A UM GRÁFICO

 

Simplicidade: significa que deve ser evitado um excessivo número de informações no mesmo gráfico.
Clareza:  um gráfico deve falar por si só, sem apresentar a necessidade de se estudar primeiramente seu significado, tendo, por conseguinte, uma única interpretação.

Com o fim de completar o que foi descrito, os seguintes tópicos, entre outros, devem ficar bem definidos, antes da elaboração de qualquer gráfico:

A apresentação do gráfico será feita através de que método?
Qual o destino do gráfico?
Qual a finalidade geral do gráfico?
Que aspectos técnicos do gráfico poderão ser destacados?

 

TIPOS DE GRÁFICOS

 

Os gráficos aqui enfocados, independentes de outras divisões ou classificações que possam configurar em outros compêndios, foram divididos em duas classes distintas, que são:

Gráficos de Organização
Gráficos de Fluxo ou de Processo

 

Gráficos de Organização

Conceito

Enquadram-se nesta classe todos aqueles que apresentam como finalidade básica relacionar-se com a organização formal e informal, com maior ou menor riqueza de detalhes.

 

Organograma Hierárquico

Como gráfico de organização, é o mais conhecido, sendo por vezes mal interpretado quanto à sua finalidade, uma vez que não é um fim, mas apenas um meio prático de visualizar a posição e a relação existente entre os diversos órgãos que formam a estrutura da instituição.

Assim sendo, tem por objetivo representar a organização formal, configurada na estrutura oriunda do regulamento da empresa, demonstrando os diversos órgãos, seus posicionamentos, vias hierárquicas existentes e as linhas de autoridade, subordinação e vinculação.

Qualquer estrutura organizacional é composta, basicamente, por órgãos de linha e por órgãos de assessoria. Entende-se por órgãos de linha todos aqueles que comandam e tomam decisões, dentro dos objetivos e recursos da organização. Do mesmo modo, conceitua-se como órgãos de assessoria todos aqueles que orientam e prestam serviços aos órgãos de linha, sem decidir por si próprios.

 

Um organograma apresenta, entre outras, as seguintes vantagens:

Permite rapidamente visualizar quem é quem na estrutura, ou seja, quais os

órgãos de linha, quais os de assessoramento, quem está subordinado a quem, quais os órgãos que mantêm ligações funcionais, etc.

Possibilita maior compreensão dos fluxos de autoridade, dos relacionamentos formais, de caráter hierárquico ou funcional.
Demonstra a importância dos órgãos em termos hierárquicos, assim como das atividades exercidas através da especialização dos mesmos.

Do mesmo modo, um organograma apresenta as seguintes limitações:

Pode ficar meio complicado em termos de compreensão, quando se tentam indicar todas as situações estruturais possíveis.
Se não estiver atualizado, retratando a empresa naquele momento, pouca ou nenhuma validade terá, pois estará em condições de fornecer interpretações errôneas.

Assim sendo, pode-se concluir  que seu uso, embora com algumas limitações, jamais será desvantajoso.

Na elaboração de um organograma, determinados cuidados deverão ser tomados, por exemplo:

 

Ser claro -  nas indicações, nos títulos, nos códigos empregados para os órgãos, nas convenções, etc.
Ser simples - deve apresentar apenas o essencial e o desejável para compreensão da estrutura organizacional.
Ser preciso – deve ser o mais real e o mais atualizado possível, pois as dúvidas que porventura possam existir, normalmente se apresentam na faixa intermediária e na base, por causa dos critérios utilizados para departamentalização.
Ter estética – apresentar, sempre que possível, certo equilíbrio na distribuição e no posicionamento dos módulos (órgãos).

 

No que se refere ao seu desenho, determinadas regras devem ser observadas, entre as quais se destacam as seguintes:

 

Os órgãos deverão ser  representados por retângulos (no organograma clássico), sendo recomendável que a maior dimensão seja dada ao órgão máximo da empresa, decrescendo progressivamente até os órgãos da base.
Assessorias e Comitês podem ser representados tanto por retângulos como por círculos.
Como as linhas representam as vias de comunicação formal temos que:

(Figuras 1, 2 e 3)

- as ligações hierárquicas devem ser representadas através de linhas cheias, no sentido vertical ou horizontal, conforme a disposição do gráfico;

- as ligações funcionais ou técnicas devem ser feitas utilizando-se as linhas interrompidas tracejadas, no sentido vertical ou horizontal, levando-se em consideração o posicionamento do gráfico;

- as ligações de cooperação ou fiscalização, embora não muito comuns, devem empregar linhas interrompidas pontilhadas, considerando-se a disposição do organograma.

b 1)  Tipos de organogramas hierárquicos

Normalmente, aos organogramas hierárquicos são atribuídos os seguintes tipos:



Clássico
Em Barras
Circular, em Setores ou Setograma
Radial ou Solar

Organograma Clássico

É o tipo mais comum, compondo-se de retângulos e linhas verticais e horizontais. Entre os diversos tipos é o que apresenta maior facilidade de construção, a par de grande flexibilidade em termos de mudanças estruturais, sem causar grandes alterações no restante do diagrama.

Assim sendo, procuraremos dar a melhor visão possível:

quanto à sua representação;
quanto ás informações contidas dentro dos retângulos;
quanto aos órgãos a serem criados
quanto ao posicionamento dos órgãos componentes da estrutura

Organograma em Barras

É aquele em que os órgãos componentes da estrutura são configurados através de longos retângulos horizontais, começando todos na mesma posição à esquerda, e prolongando-se para a direita.

Dentro da filosofia deste gráfico, quanto maior for a importância do órgão, maior será o dimensionamento do retângulo, ou seja, mais ele avança para a direita.

Os retângulos ou barras horizontais são posicionados sucessivamente e os órgãos representados por retângulos mais curtos são subordinados diretamente ao primeiro, com maior dimensionamento no nível imediatamente acima.

Organograma Circular, em setores ou setogramas

Tem sua filosofia de construção baseada em círculos concêntricos, de modo que  representem os diversos níveis hierárquicos, estética e compactamente.

A autoridade máxima posiciona-se no centro e, a medida que os órgãos se aproximam da  periferia, diminui seu nível hierárquico

Também é um gráfico de pouca flexibilidade e seu emprego não é recomendável para trabalhos de envergadura técnica; possui, entretanto, forte impacto visual.

Organograma Radial ou Solar

Procura representar a estrutura formal, usando em sua configuração a filosofia do sistema solar. Desse modo, a autoridade máxima localiza-se no círculo posicionado na parte central do gráfico, equivalendo à posição do sol; os departamentos ocupam posições correspondentes ás dos planetas; as divisões e setores ou seções fazem correspondência com os satélites e subsatélites, aparecendo muitas vezes dentro dessas ramificações os órgãos menores, o que complica sobremodo a compreensão do gráfico.

Não é também aconselhável para trabalhos de precisão, pelo fato de ser difícil configurar o nível hierárquico de vários órgãos, não obstante causar também grande impacto visual. Não apresenta com clareza e de forma destacada os órgãos de apoio, assim como os diversos tipos  de autoridade e respectivas interdependências.

Cabe ainda lembrar que não há obrigatoriedade de os órgãos, em função de seu nível estrutural, terem seus círculos diminuídos, sendo apenas uma questão de estética.

Gráficos de fluxo ou de processo

Conceito e finalidade

Por gráficos de fluxo ou de processo podem-se entender todos aqueles que procuram representar, de maneira dinâmica e analítica, a seqüência lógica das fases, etapas ou passos de um trabalho desenvolvido em um escritório ou em uma área industrial, por meio de determinadas simbologias (convenções), caracterizando ainda seus agentes executores. Estes gráficos recebem genericamente a denominação de “FLUXOGRAMA”.

Apresentam como finalidade colocar em evidência a sequência lógica de um trabalho, de modo que haja uma visão para a execução de suas fases, dando assim condições, caso seja necessário, para que uma análise sobre as mesmas seja efetuada, com o intuito de melhorar o método utilizado, racionalizando, com tal procedimento, recursos humanos e materiais.

Dentro desse raciocínio, pode-se concluir que esses diagramas apresentam inúmeras vantagens quando de sua correta utilização, entre as quais sobressaem.

Fornecem condições para simplificar o trabalho através  da eliminação,combinação, permutação ou reposicionamento dos passos, fases ou etapas, de modo que se procure obter melhor seqüência para o desenvolvimento dos mesmos.

Melhor localização, correção e conseqüente eliminação, para os movimentos e contatos considerados desnecessários.

Facilitam a implantação de normas e instruções, propiciando aos seus usuários melhor compreensão quanto às mesmas.

Possibilitam, facilmente, uma visão geral do conjunto.

Os fluxogramas desempenham, pois, papel relevante no estudo da maneira pela qual se desenvolvem as atividades de determinada empresa. Através de uma completa, ordenada, detalhada e fidedigna disposição de fatos concernentes ao funcionamento de uma organização, eles auxiliam a descobrir os pontos que, representam falhas de naturezas diversas, podem responder pelas deficiências apontadas.

A característica peculiar a todos esses gráficos é a linha de fluxo, que pode variar na sua disposição, dependendo da concepção do analista. Dois fluxos, representando o mesmo processo, podem não ser exatamente iguais, porém ambos poderão estar corretamente representados.

Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas são feitas, e não o modo pelo qual o “chefe” diz aos funcionários que as façam. São, portanto, a fotografia de uma situação real.

Entretanto, para que esses diagramas mostrem realmente o modo pelo qual as coisas estão sendo feitas, é essencial que o analista:

Defina com a melhor precisão  possível o que será estudado;
Defina os pontos de início e de término do processo;
Identifique e numere cada uma das fases descritas pelos funcionários;
Assinale ou faça a simbologia mais adequada a cada fase ou etapa;
Identifique os documentos componentes do fluxo.

 

IMPORTÂNCIA DO ESTUDO DE LAYOUT

 

A mudança de uma mesa e cadeira de um ponto da sala para outro pode causar um conflito maior do que a transformação estrutural de uma organização.

O arranjo físico deve ser estabelecido a partir do estudo planejado do sistema de informações relacionado com a distribuição de móveis, equipamentos e pessoas pelo espaço disponível, da forma mais racional possível.

O arranjo físico acaba por influir na motivação, gerando maior ou menor eficiência no trabalho.

Indicadores de problemas no Layout

Mau aproveitamento do espaço:

a) demora excessiva na obtenção de informações

b) fluxo confuso de trabalho

c) má distribuição espacial pode gerar acúmulo de pessoas e documentos

d) má projeção de locais de trabalho

e) perda de tempo no deslocamento de uma unidade a outra

Objetivos dos Estudos de Layout

Obter um fluxo eficiente de comunicações administrativas dentro da organização;

obter um fluxo de trabalho eficiente;

facilitar a supervisão;

reduzir a fadiga do empregado no desempenho de sua tarefa;

impressionar favoravelmente clientes e visitantes;

aumentar a flexibilidade para as variações necessárias.

O Gerente responsável pelo estudo deve recolher informações sobre:

Detalhes do trabalho executado em cada unidade;

quantidade de pessoal empregado;

necessidade de comunicações entre as pessoas incluídas no campo da análise;

necessidade de arquivamento e armazenagem;

isolamento auditivo e visual;

isolamento físico;

O Gerente responsável pelo estudo deve recolher informações sobre:

Intensidade de iluminação

Portas e Janelas

Status obtido pela localização de mesas e cadeiras;

Quantidade e tipos de máquinas e equipamentos


Estratégia para o estudo de Layout:

Calcular a área (necessária ou existente)

Fazer a planta baixa

Verificar o fluxo de pessoas e papéis

Determinar a quantidade e natureza dos móveis e equipamentos

Determinar a extensão e localização das instalações elétricas e hidráulicas

 

Estratégia para o estudo de Layout:

 

Preparar e dispor as miniaturas de móveis e equipamentos

Apresentar as alternativas do novo Layout

implantação e acompanhamento, observando:

o transtorno causado em função de mudanças físicas;

adaptação do pessoal ao novo espaço

adaptação do corpo social no espaço modificado;

quais os novos fluxos de trabalho e as repercussões na distribuição do trabalho

Tipos de Layout:


Layout em corredor:


Vantagens:

a) incentiva as relações de grupo

b) quando o trabalho é realizado por pequenas equipes

Desvantagens:

a) preço das divisórias

b) o espaço perdido na distribuição das salas

 

Layout em espaço aberto

Vantagens:

a) ajuda a comunicação

b) quando há grande concentração humana

Desvantagens:

a) as tarefas não podem exigir alto grau de concentração

b) difícil o controle disciplinar

 

Layout panorâmico:

a divisória é transparente e não segue até o teto;

não há falta de privacidade pois existe a divisória;

o tratamento acústico reduz o ruído

 

Recomendações:

Colocar as unidades que realizam tarefas inter-relacionadas o mais próximo possível;

Colocar o supervisor em local  que lhe permita observar facilmente o que acontece na área sob sua supervisão;

Separar as unidades que utilizam equipamentos ruidosos;

Localizar as unidades que tem contato freqüente com o público o mais perto possível das áreas de entrada;

Colocar arquivos e demais equip. freqüentemente usados o mais próximo possível

das pessoas que deles fazem uso;

Dotar os balcões de atendimento ao público de divisórias internas ou mesmo gavetas para a guarda de materiais necessários;

Evitar o uso de gabinetes ou salas particulares, que só se justificam:

para chefia de alta hierarquia

tarefas que exigem grande concentração

natureza confidencial ou reservada;

Utilizar área grande e contínua, pois facilita a iluminação  e a supervisão;

Dispor as pessoas na mesma direção. Não colocar uma pessoa em frente a outra;

Aproximar as pessoas cujos serviços exijam troca freqüente de dados ou contatos;

O transito de pessoas que se dirigem ao supervisor não deve perturbar o trabalho dos demais;

Criar um ambiente agradável e estético não é supérfluo;

Para iluminação contratar pessoas especializadas.

 

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS:

 

Simcsik, Timbor - Organização & Métodos – volume 1 – 1999.

Hampton, D.R. – Administração: Comportamento

Organizacional. Makron Books – McGraw Hill – 1990

Chiavenato, I. – Introdução a Teoria Geral da Administração – São Paulo – 1982

SITES:

http://www.business.org.br

            http://www.business.org.br/business/paginas/ve/como_montar.asp

            http://www.empregoerenda.com.br

            http://www.unisul.br/content//userFiles/File/hotsites/Crie/como_montar

           
http://www.pt.wikipedia.org/wiki/Wikipédia

 




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